Executive Secretary to the Chief Sustainability Officer & Communications (H/F)

Description de l'emploi :

Un poste de Secrétaire Exécutif du Chief Sustainability Officer & Communications (H/F) est vacant au sein d'Airbus à Toulouse.

Basé à Toulouse, et en tant que membre clé de la fonction Développement Durable et Communication, le/la titulaire travaillera pour la Directrice du  Développement Durable et de la  Communication du groupe Airbus. Les missions principales s'articuleront autour de la logistique, de la planification, du reporting et de l'organisation du département Développement Durable et Communication.

Votre environnement de travail :

Leader mondial de l'aéronautique et du spatial, Toulouse est une ville dynamique du sud-ouest de la France desservie par un aéroport international. Idéalement située entre la mer Méditerranée et l'océan Atlantique et à proximité des Pyrénées, elle offre de nombreuses possibilités d'activités de plein air !

 Parce que nous prenons soin de vous :

Avantages financiers: Salaire attractif, accords d'intéressement et de participation, plan d'épargne salariale abondé par Airbus, plan d'actionnariat salarié sur la base du volontariat, avec attribution d'actions gratuites en fonction du nombre d'actions souscrites.

Équilibre vie privée / professionnelle: Des jours de congés supplémentaires pour occasions spéciales et des options de transfert de congés, un comité d'entreprise proposant de nombreuses activités socio-culturelles et sportives et d'autres services.

Bien-être / santé: Couverture complémentaire des frais de santé et de prévoyance (incapacité, invalidité, décès). Selon le site : centre de services de santé, services de conciergerie, salle de sport, covoiturage.

Développement individuel: des opportunités d'évolution et des possibilités de formations nombreuses (catalogue de plus de 10.000 e-formations disponibles en libre accès pour développer votre employabilité, certifications, programmes de développement accéléré, parcours expert, mobilité nationale et internationale).

Chez Airbus, nous vous aidons à travailler, à vous connecter et à collaborer plus facilement et de manière plus flexible. Partout où cela est possible, nous favorisons la flexibilité dans nos modes de travail afin de stimuler l'esprit d'innovation.

Vos principales tâches et responsabilités comprendront :

Gérer le calendrier du Chief Sustainability Officer & Communications (planifier des réunions avec des participants internes et/ou externes, anticiper et suggérer des solutions aux problèmes d'organisation d'agenda, optimiser la charge de travail quotidienne et hebdomadaire, informer les participants aux réunions en conséquence si nécessaire...)

Gestion des emails / priorisation et suivi des actions

Interface régulière avec d'autres bureaux du Comex et du Top Management

Gérer les bases de données

Recueillir des informations pour la prise de décision

Coordonner les demandes de briefing pour la préparation des réunions

Organiser des réunions, des événements d'équipe et accueillir des invités externes

Support à la préparation des événements fonctionnels du réseau

Créer, suivre et gérer les bons de commande pour les articles d'approvisionnement général, à l'aide de notre outil de commande interne

Anticiper et organiser des voyages d'affaires fréquents, y compris les demandes de visa, les lettres d'invitation, le cas échéant, et gérer les dépenses associées et l'émission des notes de frais.

Taper, formater, diffuser, organiser et sauvegarder les documents officiels à l'aide des modèles Airbus à jour (mémorandum, notes d'organisation...)

Suivre les actions des réunions d'équipe

COMPÉTENCES

Excellent niveau en langues anglaise et française

Capacité à travailler dans des environnements complexes

Autonomie

Capacité à organiser et à prioriser

De solides compétences en communication

Esprit d'équipe

PROFIL

Le/la candidat(e) sera organisé(e), structuré(e) et méthodique. Une expérience dans la gestion de grandes quantités de données/informations est importante. Les candidats doivent avoir les qualifications appropriées pour le poste et une expérience approfondie dans l'environnement Google Suite.

De bonnes compétences en communication seront très appréciées. La maîtrise écrite et orale de l'anglais et du français est essentielle. Une certaine flexibilité quant aux horaires de travail est appréciée en raison des différences de fuseaux horaires en cas de situations de crise.

Cette position requiert une sensibilité à de potentiels risques de conformité, et un engagement à agir avec intégrité, fondamentaux du succès, de la réputation et de la croissance de notre entreprise. Une bonne interaction entre les Fonctions et un intérêt pour le développement durable seront un plus. 

Vous ne matchez pas à 100%? Pas d'inquiétude! Airbus vous accompagnera dans votre plan de développement.

Donnez une nouvelle dimension à votre carrière en candidatant en ligne maintenant! 

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ENGLISH VERSION

A vacancy for the Executive Secretary to the Chief Sustainability Officer & Communications (H/F) has arisen within Airbus in Toulouse. 

Based in Toulouse, and as a key member of the Communications and Sustainability function, the jobholder will provide efficient, on-time and on-quality support to the Chief Sustainability Officer & Communications in logistics, planning, reporting, and organization tasks. 

Your main tasks and responsibilities:

Manage calendar for the Chief Sustainability Officer & Communications (schedule meetings with internal and/or external participants, anticipate and suggest solutions for overlap issues, optimize day and week workload, inform meetings' attendants accordingly if needed...)

E-mail management / prioritization and follow-up on actions 

Regular interfacing with other ExCom and Top Management offices 

Contacts database

Collect information for decision making

Coordinate briefing requests for meeting preparation

Organize meetings, team events and welcome external guests

Support preparation of functional network events

Create, follow up and manage Purchase Orders for General Procurement items, using our internal ordering tool

Anticipate and arrange frequent business trips, including visa application, invitation letters, when required, and manage related expenses and issuance of expense reports. 

Type, format, distribute, organise and save official documents using the up-to-date Airbus templates (memorandum, organizational notes...)

Support cascading of tasks, managerial administrative tasks (team meetings actions follow-up)

SKILLS

Excellent level in English and French languages

Ability to work in complex/uncertain environments 

Autonomy

Ability to organise and prioritise

Improvement mindset 

Strong communication skills

Team Spirit

The candidate will be organized, structured and methodical. Experience in handling large amounts of data / information is important, candidates should have appropriate qualifications for the position and prior experience of supporting C-Suite level management will be a strong advantage.

Good communication skills and multicultural understanding are highly valued. Written and spoken fluency in English and French is essential. A certain flexibility with regards to working hours is appreciated due to the time zone differences in case of crisis situations. 

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company's success, reputation and sustainable growth. An interest in sustainability matters as well as a good network through various functions is a plus.

Cet emploi exige une connaissance des risques de conformité potentiels et un engagement à agir avec intégrité, comme base de la réussite, de la réputation et de la croissance durable de la société.