ALT 24 - Apprenti(e) support à l'action managériale (f/h)

Description de l'emploi :

Envie de déployer vos ailes ? Et si votre aventure commençait avec nous ?...

Nous vous proposons de travailler dans une entreprise leader mondial dans son domaine, tournée vers le digital, à la pointe de la recherche et de l'innovation.

Une offre d'apprentissage intitulée « Apprenti(e) en secrétariat (h/f) » vient de s'ouvrir au sein de la Direction des Affaires Publiques France sur son site de Paris.

Vous rejoindrez une équipe de 12 personnes chargées de tisser les relations appropriées et d'articuler la réponse de l'entreprise face aux institutions publiques. 

Cet apprentissage consistera à soutenir efficacement les activités quotidiennes du Directeur du département aux côtés de son assistante ainsi que de certains membres du département des Affaires publiques.

Cet apprentissage pourra commencer en septembre 2024 et sera d'une durée de 1 à 2 ans (démarrage dès juillet possible). 

Tâches et responsabilités:

Encadré(e) par votre tuteur, vous développerez vos compétences en travaillant sur les activités suivantes :

Organisation de l'agenda et accueil

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

Accueillir physiquement les rendez-vous.

Participer à la préparation logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques?).

Organiser des voyages d'affaires et gérer les notes de frais associées.

Gérer les commandes dans les outils Airbus : Sous-traitance, événementiel et interface avec le Facility Management selon les besoins.

Gérer les demandes de prestations repas des services du site et suivi des facturations

Gérer le planning du chauffeur du Directeur au quotidien

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation sur le réseau partagé

Communication

Communication de notes à l'ensemble du service 

Programmation et aide à la mise en place de weblives

Activités éventuelles

Intervenir sur des tâches administratives pour l'équipe du site (formalités et organisation de visite ou d'événements, commandes diverses, factures, support de communication...)

Aider à l'organisation des salons aéronautiques (listes d'invités, envoi d'invitations, suivi, ?)

Compétences et Prérequis :

Vous allez intégrer ou poursuivre une formation de niveau BAC +2 dans le domaine du secrétariat pour un apprentissage d'une durée de 1 ou 2 ans.

Vous avez les connaissances et compétences suivantes :

Utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise?)

Connaissances en gestion administrative

Connaissance des techniques de prise de notes

Maîtrise parfaite de la langue française écrite et orale,

Classement et archivage

Rigueur

Discrétion

Compétences linguistiques :

Anglais  : intermédiaire 

Français : courant

Vous pourrez, selon les offres proposées, être amené(e) à vous déplacer.

Notre processus de sélection

Si votre profil retient notre attention, vous serez invité à réaliser un entretien vidéo au cours duquel vous aurez quelques minutes pour nous convaincre. Par la suite, votre candidature pourra être proposée aux managers.

Cet emploi exige une connaissance des risques de conformité potentiels et un engagement à agir avec intégrité, comme base de la réussite, de la réputation et de la croissance durable de la société.